BIMTEK Penyusunan Klasifikasi Arsip dan Jadwal Retensi Arsip

      Samarinda - Selama 3 (tiga) hari, 1-3 Agustus 2017 bertempat di Ruang Rapat Lantai 3 Rektorat Universitas Mulawarman UPT. Kearsipan menggelar Bimbingan Teknis Penyusunan Klasifikasi Arsip dan Jadwal Retensi Arsip (JRA) di lingkungan Universitas Mulawarman. Bertindak selaku narasumber adalah Widyaiswara dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) Drs. Gunawan Ariwibowo, M.Si dan Dra. Sulistyowati, MM. yang juga Kepala Subdirektoray Pusat III ANRI yang menangani Kearsipan Perguruan Tinggi Negeri se-Indonesia.

      Kepala Biro BAUK, Rizali Irawan mewakil Rektor membuka acara menyampaikan pentingnya menata arsip dan jangan sekali-kali meremehkan arsip. Banyak kasus ditemukan karena arsip yang tidak tertata dengan baik menjadi masalah di kemudian hari. Melalui kegiatan Bimtek ini diharapkan akan menghasilkan calon-calon arsiparis yang dapat membenahi kearsipan di lingkungan kerja masing-masing.

      Pemateri pertama, Drs. Gunawan Ariwibowo, M.Si. menyampaikan bahwa saat ini sudah saatnya mengelompokkan arsip surat berdasarkan Surat Masuk dan Surat Keluar. Pengelompokan surat sebaiknya disusun berdasarkan Klasifikasi Arsip. Berdasarkan klasifikasi arsip tersebut kemudian pengelompokan berkas berdasarkan kegiatan, sehingga arsip-arsip tersebut akan memiliki kronologi dari awal kegiatan hingga akhir.

      Dra. Sulistyowati, MM selaku pemateri kedua menyampaikan Jadwal Retensi Arsip, dimana arsip perlu dijadwalkan kapan harus dipindahkan, kapan harus dimusnahkan, dan kapan diarsipkan secara permanen. Setiap arsiparis diharapkan memiliki keahlian untuk menilai berkas untuk dikelompokkan menjadi arsip bernilai sejarah, arsip statis bernilai jangka pendek, atau arsip yang dapat segera dimusnahkan setelah kebutuhannya terhadap datanya terpenuhi.

      Melalui bimbingan teknis ini diharapkan UPT. Kearsipan Universitas Mulawarman dapat segera menyusun instrumen dasar pengelolaan kearsipan di lingkungan Universitas Mulawarman, meliputi Tata Naskah Dinas, Kode Klasifikasi Arsip, Jadwal Retensi Arsip, dan Klasifikasi Keamanan Akses Informasi. Instrumen ini wajib dimiliki oleh lembaga kearsipan perguruan tinggi yang kemudian diturunkan ke dalam pedoman-pedoman dan Standard Operational Procedure (SOP).

      Title
      Content