Tentang Kami

       

      Profil

       Unit Pelaksana Teknis (UPT) Kearsipan Universitas Mulawarman didirikan secara resmi pada tanggal 2 Juni 2016 bersamaan dengan pelantikan Kepala UPT. kearsipan, dibentuk berdasarkan Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Republik Indonesia Nomor 9 Tahun 2015, Tentang Organisasi Dan Tata Kerja Universitas Mulawarman.

      UPT. Kearsipan Universitas Mulawarman berada dibawah koordinasi dan bertanggungjawab langsung kepada Wakil Rektor II Bidang Umum keuangan dan Sumber daya Manusia (SDM) Dengan telah didirikannya  UPT. Kearsipan maka diterbitkan Surat Keputusan Rektor Universitas Mulawarman Nomor : 148/SK/2017 Tentang Susunan Organisasi, Tugas dan Fungsi Unit pelaksana Teknis Universitas Mulawarman.

       

      Visi Misi

      Visi : 

      Sebagai pelestari memori institusi Universitas dalam  bentuk administrasi layanan dan pengembangan informasi kearsipan yang mendukung trategi universitas Mulawarman menuju Uiversitas bertaraf Internasional.

      Misi :  

      1. Menyelamatkan arsip sebagai sumber informasi dan memori kolektif Universitas Mulawarman.
      2. Mengembangkan teknologi informasi dalam bidang kearsipan
      3. Mengoptimalkan layanan internal dan eksternal informasi kearsipan
      4. Meningkatkan sumberdaya pendukung kearsipanv  (SDM dan sarana prasarana)     

      Personalia

      Kepala UPT. Kearsipan : Dra. Nana Heriana, M.Si.
      Koord. Bidang Manajemen dan Pengembangan Arsip : Mulyono, S.Sos., M.Si.
      Koord. Bidang Layanan Arsip dan Database : Ir. Agus Sutanto, M.Si.
      Seksi Pengolahan : Ramli
      Seksi Preservasi : Sukirman
      Seksi Akses : Bisri Mustofa, S.Sos.

       
      Tugas Pokok  UPT Kearsipan

      1. Mengelola dan mengembangkan khasanah arsip statis
      2. Mengelola arsip inaktif, berkoordinasi dengan unit kearsipan di unit kerja pusat administrasi dan Fakultas di lingkungan Universitas.Mulawarman
      3. Memberikan pembinaan dan pengawasan administrasi kearsipan unit kerja dan fakultas di lingkungan Universitas Mulawarman
      4. Mengkoordinasikan manajemen arsip dinamis dan inaktif sejak penciptaan hingga penyusutan, di tingkat Fakultas maupun Universitas.
      5. Mensosialisasikan peraturan, norma standar dan kriteria kearsipan yang berlaku sesuai dengan Undang-undang kearsipan
      6. Menyimpan, mengelola, melestarikan dan memberikan  akses informasi dan perlindungan arsip vital yang bernilai guna dalam aspek hokum dengan kondisi tertentu.

      Fungsi UPT. Kearsipan

      1. Sebagai penyelenggara kearsipan Perguruan Tinggi sebagaimana Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor  : 28 Tahun 2012 tentang Pelaksana undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan.
      2. Perumus kebijakan Pedoman Teknis Pengelolaan kearsipan sesuai dengan norma dan standar Kearsipan di lingkungan Universitas Mulawarman
      3. Pelayanan dan pengembangan bidang kearsipan Universitas Mulawarman

      Wewenang UPT. Kearsipan


      1. Pengawas Pengelolaan arsip dinamis dan inaktif meliputi :
          a. Pencatatan, Peng organisasian
          b. Penempatan/penyimpanan dan pemusnahan arsip berdasarkan JRA dimasing-masing unit pengolah dan unit kerasipan fakultas di lingkungan Universitas Mulawarman.
      2. Penyelenggara Sosialisasi, Bimtek, workshop dan seminar dalam rangka meningkatkan  ketrampilan Sumberdaya Manusia dibidang kerasipan.

      Rincian Tugas Kepala UPT. Kearsipan

      1. Menghimpun dan mengkaji peraturan perundang-undangan di bidang kearsipan;
      2. Membuat  Rencana Kerja Anggaran Tahunan (RKAT) dan Program kerja Stratejik kegiatan-kegiatan kearsipan Universitas;
      3. Membuat Juklak dan Juknis di bidang Kearsipan;
      4. Membuat/Menentukan Norma, standar operasional prosedur dan kriteria pengelolaan arsip di lingkungan Universitas Mulawarman;
      5. Memimpin Tim Penilaian dan penyusutan arsip dengan unsur dan satuan unit pengelola arsip di lingkungan Universitas Mulawarman;
      6. Melakukan verivikasi, menetapkan status arsip statis dan menerima arsip/dokumen yang bernilai guna permanen/sejarah pendirian Universitas/fakultas/ prodi dan arsip  vital dari unit pengolah arsip dan unit kearsipan di lingkungan Universitas Mulawaram
      7. Menentukan  Klasifikasi informasi yang dikecualikan, dan akses terbatas, berdasarkan        skema klasifikasi keamanan akses arsip
      8. Mengadakan pembinaan / menyelenggarakan sosialisasi, Bimbingan Teknis, workshop dalam rangka peningkatan keterampilan sumber daya  manusia di bidang kearsipan;
      9. Meng evaluasi/Monitoring kegiatan pengelolaan arsip kerja di lingkungan universitas mulawarman. 
      10. Membentuk Tim Penilai kinerja fungsional;
      11. Menjalin kerjasama dengan instansi terkait baik dalam negeri maupun luar negeri dalam rangka pelayanan unit pelaksana teknis kearsipan
      12. Menyusun Laporan pertanggungjawaban (LPJ) secara periodik serta memori akhir jabatan pada akhir  masa jabatan;

      Rincian Tugas Koordinator Manajemen dan Pengembangan Arsip


      1. Menelusuri dan menghimpun peraturan dan perundang undangan kearsipan
      2. Menyusun rencana kerja Anggaran (RKA) dan program kerja bidang
      3. Melakukan komunikasi awal dan menghimpun informasi arsip yg akan di akuisisi dengan pencipta arsip
      4. Monitoring/memeriksa  terhadap fisik, daftar konten dan kontex arsip statis
      5. Menetapkan jadwal kegiatan dan strategi Akuisisi arsip statis di masing2 unit pencipta arsip
      6. Menyediakan tempat, ruang dan alat untuk keperluan pebngolahan, penataan dan penyimpanan arsip statis
      7. Membuat jadwal retensi arsip dan melakukan penilaian kembali arsip dinamis dan statis
      8. Menyampaikan daftar usul status arsip yg bernilai guna primer dan sekunder
      9. Mengadakan Sosialisasi work shop, Bimtek, seminar
      10. Mewujudkan pengelolaan arsip yang handal dan pemanfaatan arsip sesusuai ketentuan peraturan perundang undangan yang berlaku
      11. Menyusun draf panduan Standar operasional Prosedur (SOP) bidang
      12. Meng evaluasi kinerja ke arsipan bidang
      13. Membuat laporan per periode kinerja bidang

      Rincian Koordinator Tugas Layanan Arsip dan Data Base

      1. Menelusuri dan menghimpun peraturan dan perundang undangan kearsipan
      2. Menyusun rencana kerja Anggaran (RKA) dan program kerja bidang
      3. Membuat daftar diskripsi arsip yang di publikasikan
      4. Menyedian informasi arsip yang autentik dan terpercaya sbg alat bukti yang sah
      5. Mengembangkan software layanan informasi kearsipan
      6. Melakukan pemeliharaan, perlindungan dan pemulihan arsip bernilai guna permanen dan vital
      7. Menyediakan dokumen pendukung terhadap proses penyusutan
      8. Melakukan kerjasama dengan institusi atau lembaga lain dibidang layanan kearsipan
      9. Meng update/memperbaharui informasi data kearsipan
      10. Menyusun daftar arsip usul musnah
      11. Menyusun draf panduan Standart operasional Prosedur (SOP) bidang
      12. Mengevaluasi kinerja ke arsipan bidang
      13. Membuat laporan per periode kinerja bidang

      Rincian tugas Akuisisi

      1. Memilah/mengelompokan fisik arsip yang akan di akuisisi
      2. Mengetik daftar arsip yang akan di akuisisi
      3. Menyiapkan surat  surat yang berkaitan dengan akuisisi
      4. Menyiapkan tempat, alat sarana  penyimpanan  berkas yang akan di akuisisi
      5. Memeriksa kelengkapan, keutuhan kondisi fisik arsip
      6. Menata dan memberi lebel Box
      7. Menyusun laporan kegiatan bidang akuisisi

      Rincian tugas Pengolahan

      1. Identivikasi arsip
      2. Menyusun rencana tehnis Menata fisik arsip
      3. Penelusuran sumber data arsip
      4. Menyusun sarana bantu temu balik berupa daftar arsip, inventaris, guide.
      5. Menyiapkan rekonstruksi arsip
      6. Membuat deskripsi arsip
      7. Menyusun laporan bidang pengolahan arsip.


      Rincian Tugas Preservasi

      1. Preventif dengan cara Melakukan pencegahan, perlindungan  terhadap kerusakan arsip
      2. Kuratif  dengan cara melakukan perbaikan/perawatan terhadap arsip yang mulai/sudah rusa,k kondisinya memburuk sehingga memperpanjang usia arsip
      3. Mengalih Mediakan Arsip dengan tidak mengurangi isi arsip
      4. Mereproduksi arsip dalam rangka pelestarian informasi
      5. Menyiapkan rekonstruksi arsip
      6. Membuat deskripsi arsip
      7. Menyusun laporan bidang preservasi arsip.

      Rincian tugas Akses

      1. Menyusun daftar arsip statis bentuk manual dan elektronik.
      2. Melaksanaan alih media arsip yang akan di publikasikan.
      3. Membuat katalog, Guide arsip dan otomasi
      4. Menyediakan Fasilitas untuk kepentingan pengguna
      5. Mempersiapkan bahan untuk pameran dan publikasi
      6. Melayani peminjaman arsip bagi pengguna yang terkait
      7. Menyusun laporan bidang akses 
       

       

      Title
      Content